Crear Asientos
Ahora vamos a ver como ingresar un Asiento Manual.
Para hacerlos, de clic sobre el botón Nuevo, en ese momento el cursor se ubicará en el campo descripción para su ingreso, en la parte izquierda superior encontrará una lista desplegable que es la casilla Tipo de Asiento, a continuación escoja la Fecha del documento que se encuentra junto a la casilla Número.
El “Código” del Asiento puede ser automático, esto depende de la configuración que se haya configurado desde el menú Archivo – Propiedades – Contabilidad, en la pestaña Numeración. De lo contrario deberá digitar en la casilla código la numeración que le corresponde.
Cuando se recibe un “Cheque Posfechado”, debe ingresar la fecha de vencimiento del mismo en la casilla de selección de Fecha que se encuentra debajo de la casilla Sucursal. Puede seleccionar el Centro de Costo, Proyecto o alguna Nota de ser necesario.
Si desea eliminar la línea del detalle, debe seleccionarla dando clic y presionando la tecla Supr o Delete, en ese momento aparecerá un cuadro de diálogo, donde nos pide la confirmación.
Se puede eliminar varias líneas simultáneamente, con las indicaciones anteriormente descritas. Note que en el momento que ingresa las cuentas contables en el detalle de la pantalla Asiento, puede seleccionarla del listado o digitar el código, automáticamente aparecerá la descripción de la misma. De la misma manera sucedería, si lo hacemos con la casilla Descripción.
Puede ser que no recordemos con exactitud el código contable o la descripción de la misma, para tener una búsqueda más precisa puede digitar las iniciales o el nombre completo en la casilla “Descripción”, de la misma manera funciona para la casilla “Código” pero con la codificación contable. Si presiona tecla END o FIN, en la columna de crédito el valor pasará automáticamente.
El Sistema realiza la validación de los valores tanto del Debe, como Haber de darse el caso impide guardar el registro, y envía una alerta de color rojo, para leer la descripción debe ubicar el cursor del mouse sobre la misma.
Botón Copiar
Si desea copiar un asiento contable solo debe dar click derecho sobre el botón Nuevo, les mostrará un mensaje de confirmación.
Luego de click sobre el botón Si, para confirmar, de lo contrario de clic sobre el botón contrario. En ese momento se creará automáticamente un registro con la misma información del original que copió.
Botón Guardar
Para guardar el asiento debe dar clic sobre el ícono Guardar, en ese momento se realizarán las validaciones correspondientes. El botón guardar se habilita cuando el registro se encuentra en modo de edición o está recién creado.
Botón Editar
Para editar, el registro debe haber sido guardado previamente. Este botón Editar permite modificar el registro, luego debe dar click sobre el ícono del botón Guardar para que esos cambios se efectivicen.
Botón Deshacer
Este botón Deshacerse habilita cuando creamos un nuevo registro o estamos editando. Permite ignorar los cambios que hemos hecho.
Botón Eliminar
Al dar click sobre el botón Eliminar, anulará el registro. Esto significa que por ejemplo si se consulta un mayor, éste asiento no es tomado en cuenta, al igual que en los Balances Contables.
Para restaurar un Asiento anulado, debe dar click derecho sobre el ícono Eliminar, se mostrará un mensaje de confirmación donde deberá dar click sobre el botón Si. En ese momento el Asiento estará activo nuevamente.
Para eliminar un registro físicamente el Asiento debe estar con estado de ANULADO previamente, luego de click sobre el ícono Si, en ese momento nos mostrará un mensaje de confirmación donde debemos dar click sobre el botón Sí para que se ejecute.
Botón Imprimir
Al dar clic sobre el ícono Imprimir se muestra una previsualización del Reporte, para imprimirlo de clic sobre el ícono Imprimir, en ese momento nos mostrará la pantalla para que seleccionemos la impresora, luego de clic en Aceptar.
Para imprimir directamente sin opción a previsualización de clic derecho sobre el ícono Imprimir.
Si desea exportar el reporte a Excel directamente, de clic sobre el botón Excel , en ese momento aparecerá un cuadro de diálogo donde debemos escoger la ruta y el nombre que le vamos a dar, finalmente de clic sobre el botón Guardar.
Con el ícono Exportar Reporte, puede realizar la exportación a diferentes formatos. El proceso es el mismo que se menciona en el párrafo anterior, la única diferencia es que en la columna TIPO, pueden seleccionar otros formatos.
Si desea desplazarse de una página a otra, puede hacerlo a través de las Flechas.
Buscar Si desea buscar un texto específico, de clic sobre el ícono, nos mostrará una pantalla donde ingresaremos el texto que se desea buscar, luego de clic sobre el botón Buscar Siguiente.
Botón Impresión de Cheque
Para imprimir cheques el Tipo de Asiento, debe ser Ingreso y Egreso , luego debe dar clic Impresión de Cheque sobre el ícono que se encuentra en la parte inferior de la Barra de Tares, se presentará la previsualización del reporte que ha sido configurado previamente. Mediante esta opción se puede imprimir cheques directamente desde el Sistema.
Botón Buscar Registro
Si desea localizar un Asiento Contable, de un clic sobre el ícono Búsqueda, en ese momento mostrará una pantalla que está conformada de las siguientes características:
- Botones
- Filtros de Búsqueda
- Tipos de Búsqueda
Desde aquí podemos aplicar varios filtros, que son de mucha utilidad por ejemplo cuando no recordamos con exactitud la numeración del Asiento Contable.
Los tipos de Búsqueda pueden ser “Exactos” o con ciertas similitudes.
Cuando la búsqueda es exacta el Sistema nos lleva directamente al registro, siempre que exista en la base de datos.
A continuación se indicará el detalle de cada filtro.
FILTROS DE BÚSQUEDA
Nombre: Es la descripción del Asiento Contable.
Código: El número de Asiento Contable.
Número: En este campo se guarda el número del documento con el cual está enlazado el Asiento. Por ejemplo el de una Factura.
Total: Si desea aplicar una búsqueda por monto.
Fecha: La fecha del Asiento Contable.
Cheque: El número de cheque emitido de acuerdo a la numeración configurada.
Botón Plan de Cuentas
Si desea agregar una nueva cuenta, puede hacerlo a través del acceso directo que le ofrece la aplicación. Para ello debe dar clic sobre el ícono Plan de Cuentas que lo llevará directamente a la pantalla de Plan de Cuentas, para que la cree.
Botón Saldo de Cuenta/Distribución de Asiento.
Para ver el saldo de alguna Cuenta Contable, es necesario que seleccione mediante un clic la línea del detalle de la Pantalla Asiento que desea, en ese momento debe ponerse sombreada, luego de clic sobre el ícono Saldo Presupuestario, el sistema nos mostrará un mensaje informativo del saldo, para salir del cuadro de click sobre el botón Aceptar
Si posee varios Centros de Costo y desea la distribución de sus gastos, lo puede hacer dando clic derecho sobre el ícono Saldo Presupuestario , nos mostrará una pantalla, debe hacer un clic al botón Nuevo, luego ingrese el nombre con el cual lo va a identificar, en la sección detalle ingrese el porcentaje de distribución por cada Centro de Costo.
Para guardar la información de click sobre el botón Guardar. Note que en la parte inferior encontrará una barra de herramientas similar a las que encuentra por ejemplo en la pantalla del Plan de Cuentas. Finalice dando clic sobre el botón Aceptar.
Para poder ver los cambios efectuados en la contabilización, debe tener habilitado Centro de Costo por línea de detalle, esto a través del menú Archivo – Propiedades – Contabilidad.
Botón Auditoria
Al dar clic Auditoria sobre el ícono puede verificar las ediciones realizadas por los Usuarios del Sistema a través de la previsualización del Reporte, con click derecho mostrará creación y edición.