El Software Contable Latinium es un Sistema Contable Multiempresa y Multiusuario, lo que permite que al ingresar al sistema se le pedirá que escoja su usuario de la lista desplegable, y también la Empresa con la que va a trabajar.
Dependiendo del usuario y la contraseña que escoja se activarán las opciones del sistema, por ejemplo los módulos a los que se tiene acceso y las opciones dentro de la pantalla a las cuales se tiene acceso.
Al crear usuarios tendrá que colocar claves a los usuarios, estas claves son encriptadas usando algoritmos imposibles de descifrar por lo cual si usted olvida una clave, ni el personal de elixir va a poder descifrarla y en ese sentido tendrá que crear una nueva clave.
Al ingresar al sistema se muestra la siguiente pantalla y se activan los módulos correspondientes a cada usuario.
Los módulos principales con los que se cuentan son Contabilidad:
- En este módulo se tiene acceso a las principales acciones creación y edición de un plan de cuentas.
- Asientos contables como son Diarios, Ingresos, Egresos, Notas de Debito, notas de Crédito, Ajustes NIIF, etc.
- En los reportes de contabilidad tenemos la impresión de diarios generales, Mayores, Balance de comprobación, Balance General, Balance de Resultados, etc.
- Dentro del menú de transacción se tiene las siguientes opciones Reportes de Retenciones, Generación de Anexos Transaccionales (ATS y REOC), y Formularios mensuales del SRI 103 y 104 y anualmente el Formulario 101.
- En la opción estado de cuenta tiene acceso a la conciliación bancaria de cada uno de los cuentas corrientes o de ahorros, esta conciliación puede será automática o manual.
- El Presupuesto permite el ingreso de un presupuesto anual o mensual y sus comparaciones con la parte contable.
- La opción cuentas permite el ingreso de cuentas corrientes o de ahorros con los cuales se pueden hacer pagos y cobros.
El módulo de Facturación se muestra en la siguiente imagen:
Este es uno de los principales módulos del programa contable Latinium, en el cual podemos realizar el ingreso de diversas transacciones como son: compras, ventas, devoluciones de compras y venta, ingresos y egresos de bodega, reservaciones de clientes y proveedores, pedidos.
También tenemos la creación y modificación de Artículos, en los cuales se les puede dar la asignación contable, listas de precios, Marcas, Modelos, Grupos, Subgrupos, si el producto paga Iva, etc.
En la pantalla de Clientes se tiene la posibilidad de datos principales como son nombre, dirección Ruc o cedula la cual puede ser verificada si es correcta basándose en el decimo digito verificador.
En la pantalla del proveedor se puede ingresar una información semejante a la del cliente y también información adicional para la creación del anexo transaccional como es la autorización de factura la serie y la fecha de caducidad.
Los grupos de artículos nos dan una agrupación de inventarios que se pueden usan en filtros de los reportes y las asignaciones contables
En la pantalla de Activos Fijos podemos ver la depreciación de los activos fijos y contabilizarlos.
Los centros de costo son útiles ya que nos permiten asígnalos a las diferentes compras y ventas y a los asientos contables por lo cual es posible obtener reportes separados por centros de costo y también balances por centros de costo.
Las cuentas por cobrar y pagar se las puede manejar individualmente o por lotes en la cual se puede pagar varias facturas con un solo cheque y egreso.
Los reportes son varios existen reportes de compras, ventas, etc. todos estos reportes se los puede obtener en cualquier periodo y con diversos filtros.
Otro reporte posible es el de análisis de artículos donde se puede ver los productos mas vendidos, la utilidad.
Módulo de Roles de Pago
El modulo de roles cuenta con la opción del personal, donde se ingresa la información básica del personal como lo es su nombre, cedula, fecha de ingreso, sueldos y otros, también es posible colocar la foto en la ficha del cliente.
Módulo de Producción
El módulo de producción es basado en ordenes de producción, y con el uso de recetas o fórmulas.
En la pantalla de recetas se crea la fórmula de cada uno de los componentes.
Puede registrar en la pantalla de ordenes de producción lo que se va a producir y el sistema lo descarga del inventario de la materia prima.
En la pantalla de producto terminado se registra automáticamente lo producido de una orden de producción.
En la liquidación de la orden de producción se puede distribuir los costos de mano de obra y de costos indirectos en las ordenes de producción de un mes.
Para empezar a revisar el sistema lo podemos hacer a través del registro de una compra. para ingresar a la pantalla de compras escogemos el menú Facturación y escogemos la opción compra se presentará la siguiente pantalla:
Al ingresar a esta pantalla podemos ver la última compra que se ingreso en nuestra empresa, en este caso vemos que se registro un bien y un servicio, para el ingreso de un nuevo proveedor o para actualizar su información podemos dar clic en el icono de los tres puntos a la derecha del proveedor lo cual nos lleva a la pantalla del proveedor.
En el proveedor podemos confirmar si el número de RUC o cédula es correcto con el icono del visto de la derecha del número de ruc o cédula. Si el número de RUC es correcto (basándose en el décimo dígito de la cédula o RUC) se muestra la siguiente pantalla indicando que el número ingresado es correcto, esto nos sirve para ingresar la información correcta desde el principio.
En la ficha complemento podemos ingresar información importante para la generación del anexo transacción.
En esta pantalla se ingresa el número de autorización de la factura, la serie y la fecha de caducidad, también es posible ingresar el rango de validez de la autorización, en el ejemplo de arriba si el número de la factura es menor que 1000 o mayor que 2000 el sistema le indicará que el número de factura está fuera del rango.
También el sistema verifica que el número de autorización de la factura sea de 10 dígitos y el número de serie sea de 6 dígitos, si la fecha es mayor que la fecha de caducidad el momento de registrar la compra el sistema le indicará que la autorización está caducada y puede ingresar a los datos del proveedor para actualizar esta información.
Cuando el proveedor esta marcado como contribuyente especial, el sistema le impedirá realizar retenciones del IVA evitando de esta manera la anulación de retenciones mal realizadas y permitiéndole realizar correctamente las retenciones desde la primera vez.
En el caso de proveedores en los cuales se tiene un porcentaje de retención fijo del IVA por ejemplo proveedores a los cuales Usted realiza la retención del 100% de IVA es posible realizar esta asignación automática en el proveedor y al momento de generar la retención este porcentaje se crea automáticamente evitando el olvido de una retención que es necesaria.
De regreso a la pantalla de compra podemos ver que en el sistema se puede escoger el tipo de comprobante, cuando escoge Liquidación de compra el sistema le permite la impresión de la liquidaciones de compra. En el caso de escoger nota de Venta el sistema automáticamente le pone si crédito tributario.
Los productos se los puede escoger por el nombre o el código como se muestra en la siguiente figura.
Al selecionar un producto es posible configurar el sistema para que muestre el último precio de compra y se registrará el IVA del producto.
Al estar marcada la factura como crédito le genera automáticamente la cuenta por pagar.
Si genera la retención, tanto los porcentajes de retención de bienes, como de servicios, se crean automáticamente de acuerdo a los productos escogidos como se puede observar en la pantalla anterior.
Para genera el asiento simplemente presionamos la tecla A y se genera el asiento que se muestra en la siguiente figura.
En esta pantalla vemos las principales distribuciones que se pueden hacer a los productos por ejemplo definir su IVA sus listas de precios (hasta 5 listas de precios), divisiones que se pueden usar en los reportes subgrupos, marcas, modelos y el código del SRI que va a aplicarlo.
Como el SRI está modificando continuamente sus porcentajes y códigos el usuario puede ingresar a esta pantalla y crear o modificar los códigos o porcentajes del SRI, igual desde esta pantalla también se puede realizar la asignación contable de las diferentes retenciones.
Desde la pantalla del artículo también podemos dar clic en el icono del grupo del artículo lo que nos presenta la siguientes pantalla:
Desde aquí, podemos ver como cada grupo de artículos puede tener una cuenta contable para las compras, ventas, costo de venta, etc. esto se realiza un sola vez por cada grupo por lo cual posteriormente cuando se necesita la asignación a un nuevo articulo solo tenemos que asignar al grupo respectivo. También en esta pantalla se puede asociar al grupo al que pertenece por ejemplo Inventario, Servicio, Activo Fijo, etc. el grupo puede estar asociado a un código del SRI de tal manera que los artículos que pertenecen al grupo de artículos tengan un código del SRI automático.
Resumiendo le puedo decir que el sistema genero la contabilidad de la compra, la cuenta por pagar, las retenciones, los movimientos de inventario de los productos escogidos por lo que se encuentra actualizado el inventario. Al estar registrado la información de autorizaciones series y caducidades esta alimentada la información necesaria para la generación de los anexos transaccionales y los formularios del SRI 103 y 104.
Anexos Transaccionales
El sistema contable puede generar los anexos transaccionales del SRI.
Para la generación de los anexos ingresamos a esta pantalla en la que escogemos las fecha que vamos a generar el Anexo transaccional y presionamos generar el sistema generará el Archivo XML que se lo va a abrir con el programa DIMM Anexos del SRI.
Con la información registrada también podemos generar mensualmente los formularios del SRI 103 y 104.
En esta pantalla simplemente seleccionamos el mes que deseamos obtener el formulario sea el 103 o el 104 y el sistema generará el archivo XML que se lo abre con el programa el DIMm Formularios del SRI para enviarlo por internet.
Ventas
En el caso de las ventas se tiene la posibilidad de crear o modificar la información de los clientes desde la pantalla de venta como la que se muestra a continuación.
Desde esta pantalla se ingresa la información básica del cliente nombre dirección teléfonos, etc. también se le puede asignar que lista de precios le corresponde y ciudades sectores grupos que posteriormente le van a servir para obtener reportes filtrados.
En el complemento de la pantalla del cliente se puede ingresar los días de crédito que tiene el cliente, su cupo de crédito, y si tiene descuentos al contado y a crédito, en el caso que el cliente tenga un vendedor asociado también se le puede asignar en esta pantalla para obtener reporte de comisiones.
Los descuentos se los puede registrar tanto en línea en porcentaje o en valor como se muestra en la siguiente figura.
El sistema controla el saldo del inventario de cada uno de los productos elegidos de acuerdo a la configuración de la siguiente pantalla.
Si la opción Impide Saldo Negativo esta activada existe un control de inventarios que se puede extender al de cada bodega con el visto en impide saldo negativo en bodega.
También es posible activar la opción Alerta de Saldo Mínimo que muestra un mensaje indicando que con esa venta estamos bajo el saldo mínimo deseado del producto deseado.
Reportes de Facturación