Subida de datos

La empresa Elixir proporcionará al cliente el archivo SubidaDatosEjemplo Excel en el cual se encuentran las instrucciones para realizar la subida. En la primera Hoja Instrucciones encontrará el nombre de las tablas y una descripción de las consideraciones que se debe tener para importar la información.
Una vez ingresado los datos en el archivo de excel, vaya a Archivo - Importar - Importar de Excel, haga clic en el botón de los Tres Puntos y seleccione el archivo de excel SubidaDatosEjemplo.xls. Recuerde que el archivo debe estar cerrado y la hoja que va a subir debe llamarse Hoja1.
De la pestaña Tablas seleccione el nombre de la tabla en que se van a cargar los datos, haga clic en el botón Leer, la información aparecerá en la pantalla, luego haga clic en el botón Subir, espere a que se llene la barra y aparezca un mensaje que indique que se ha completado la subida.

Instrucciones

Generales

Todos están en capacidad de subir datos
El símbolo (') comilla simple no se sube
Los títulos de las columnas no deben tener tildes, ni símbolos especiales, ni espacios en blanco
La primera columna debe ser el código principal (Código Único)
Antes de importar los datos elimine filas y columnas innecesarias
Se debe enviar por correo electrónico el listado de errores al cliente para que realice las correcciones necesarias
La hoja que se sube es la que tenga el nombre Hoja1
Plan de Cuentas
Tabla: Cuenta
El plan de cuentas predefinido del sistema es el de la superintendencia de compañías en caso de usar ese no es necesario subir esa hoja
El Código tiene que estar separado por puntos, las cuentas de grupo deben terminar en punto (.) a diferencia de las subcuentas las que NO deben terminar en punto
1.		Activo	
1.01.		Activo Corriente	
1.01.01.		Efectivo y Equivalente a Efectivo	
1.01.01.01.	Caja General	
1.01.01.01.01	Caja General Principal	
1.01.01.01.02	Caja Chica

NOTA:
Es importante recordar que el Latinium posee manejo por centros de costo por lo cual no es necesario que en el plan de cuentas se detalle una cuenta por cada centro de costo
Asientos
Tabla: Asiento
Los totales se calculan automáticamente en base al AsientoDetalle
La primera columna debe ser el código del Asiento
Si el asiento esta dividido por centros de costo y proyectos primero debe subir esa información
Asiento Detalle
Tabla: AsientoDetalle
La primera columna debe ser el código del Asiento
El sistema no verifica que el asiento este cuadrado
Antes de subir el detalle del asiento debe estar subido el plan de cuentas y los asientos
Artículo
Tabla: Articulo
La primera columna debe ser el Código del articulo
Cliente
Tabla: Cliente
  • La primera columna debe ser el RUC
  • Al subir esta tabla se debe ir a la pestaña Opciones seleccionar en la lista desplegable Especial:
  • NOTA:
    
    Si borra la tabla de clientes se borra tambien los proveedores. Para borrar solo los clientes use la instruccion sql siguiente Delete Cliente Where Proveedor = 0
    Proveedor
    Tabla: Cliente
  • La primera columna debe ser el RUC
  • Al subir esta tabla se debe ir a la pestaña Opciones seleccionar en la lista desplegable Especial:
  • NOTA: 
    
    Si borra la tabla de clientes se borra tambien los proveedores. Para borrar solo los proveedores use la instrucción sql siguiente Delete Cliente Where Proveedor = 1
    Compra
    Tabla: Compra
  • La primera columna debe ser el Numero de Compra
  • La segunda columna debe ser el ruc del proveedor
  • Al subir esta tabla se debe ir a la pestaña Opciones seleccionar en la lista desplegable Especial: , venta, ingreso de bodega, etc, según corresponda
  • Primero debe subir Artículos y Clientes (Centros de costos y proyectos en caso de ser necesario)
  • Compra Detalle
    Tabla: DetCompra
  • La primera columna debe ser el Número de Compra
  • Al subir esta tabla se debe ir a la pestaña Opciones seleccionar en la lista desplegable Especial: , venta, ingreso de bodega, etc, según corresponda
  • Si va a subir otra vez los datos en la pestaña Opciones active la casilla Borrar Tabla de detalle al subir; si no lo hace se duplica el detalle
  • Otros

    Centro de Costo
    Tabla: Proyecto
    Proyecto
    Tabla: Subproyecto
    Articulo Grupo
    Tabla: ArticuloGrupo
    Cliente Grupo
    Tabla: ClienteGrupo
    Activos Fijos
    Tablas: Articulo y Compra

    Pestaña Mensajes

    En esta pestaña se muestran los errores que se hayan presentado en la subida de datos dando clic en el botón Filtro, la información aparece en la parte inferior de la pantalla.

    Pestaña Opciones

    Modificar Registros Existentes
    Habilite esta opción si va a volver a subir datos modificados, esto evitará que se duplique la información.
    Deshabilitar Auditoría al subir
    Si deshabilita esta opción la subida de datos se hará en menor tiempo.
    Crear Registros Secundarios no Existen
    Esta opción permite subir tablas relacionadas en un solo archivo.
    Por ejemplo: Para subir Articulos con el grupo de articulos, serían 2 tablas diferentes, pero utilizando esta opción creamos un solo archivo de la siguiente forma:
    Codigo    Articulo     ArticuloGrupo-idGrupoArticulo-Grupo
    Especial
    En esta lista desplegable puede seleccionar lo que desea subir, esto lo debe usar cuando va a subir proveedores, ventas, ingresos de bodega, etc. Por ejemplo: Para subir proveedores en la pestaña Excel debe seleccionar en la lista desplegable tabla la opción Cliente, ya que en esta tabla se guardan los proveedores y clientes, por lo cual para diferenciar debe usar la lista desplegable especial de la pestaña Opciones y seleccionar Proveedores.
    De la misma forma para las ventas, ya que en la tabla Compra se guardan las compras, ventas, devoluciones, ingresos de bodega, egresos de bodega, etc.

    Tablas relacionadas

    Esto se da cuando el archivo de Excel hace referencia a mas de una tabla por ejemplo se tiene también el grupo de artículos como en el siguiente ejemplo
    Código Artículo Precio2 Grupo
    COD:4 Licuadora 100 Línea Blanca
    COD:5 Cámara 300 Tecnología
    En este caso tenemos que identificar la tabla relacionado en este caso ArticuloGrupo, en esta tabla identificamos la clave primaria en este caso idGrupoArticulo y el nombre del campo a mostrar en este caso grupo.
    El nombre del título de la columna lo formamos de la siguiente manera (en minúsculas):articulogrupo - idgrupoarticulo - grupo.