Curso LatiniumLat

Introducción

Este es un ejemplo ficticio usado como base para explicar las características del sistema contable Latinium, el objetivo de este ejercicio es revisar las principales opciones del sistema Latinium para el manejo de frecuentes acciones empresariales.
El ejemplo no pretende dar recomendaciones acerca de las mejores prácticas empresariales y cubre solo los casos más generales que se dan en las empresas.
Este curso no remplaza a la capacitación presencial necesaria para la implantación del sistema, ya que en este curso no se tratan de casos especiales, que afectan a determinadas empresas. Las preguntas particulares serán tratadas al finalizar el curso o por el personal destinado a la implantación en su empresa.
Al finalizar el curso el participante estará en capacidad de crear y configurar una nueva empresa y realizar las tareas necesarias para la obtención de balances, mayores, inventarios, cuentas por cobrar y pagar, activos fijos e inventarios.
El sistema Contable Latinium es desarrollado, en gran parte por el aporte de sus miles usuarios, quienes a través de sus correcciones, desarrollos, y principalmente de sus recomendaciones nos han permitido ofrecer un producto cada vez mejor, y que sigue avanzando todos los días.
Para quienes no son nuestros clientes este curso les permite tomar una decisión informada y con seguridad, ya que Usted será mediante el uso quien elija su mejor opción después de escucharnos y ver su funcionamiento.
Gracias por sus sugerencias; ya que nos permiten hacer un producto cada vez mejor.

Contabilidad de una Empresa Comercial

A continuación se describen casos cotidianos de las empresas y se muestra como pueden ser registrados en el sistema contable Latinium.
Le recomendamos que siga con el instructor cada uno de los casos y en cuanto tenga una inquietud interrúmpanos en cualquier momento; estamos listos para solucionarla.

Antecedentes

El señor Andrés Alarcón, en un viaje de turismo por Europa, el año pasado, pudo constatar que los almacenes están vendiendo muy bien los nuevos modelos de refrigeradoras digitales, y que los precios eran bastante más económicos que los que se comercializan en el Ecuador.
De regreso al Ecuador, considera que puede ser un buen negocio la comercialización de Refrigeradoras , y estima que necesita unos 40.000 USD para empezar el negocio; por su parte tiene ahorros por 20.000 USD; y a convencido a su amigo Boris Bonilla, que sea socio de este negocio, con un aporte de 20.000 USD.

Inicio de Actividades

Para empezar el negocio contratan al abogado Carlos Cárdenas, el cual va a cobrar por sus honorarios 1.000 USD para constituir la compañía TECNO EURO S.A. (valor que incluye todos gastos necesarios).
La empresa se constituye el 2 de enero del 2015, con RUC 1790123456001. El capital social se deposita en el Banco del Pichincha en la cuenta N° 100101.
El abogado (Persona Natural no obligada a llevar contabilidad), cuyo Ruc es 1701234567001, presenta su factura 101 por sus honorarios el 3 de enero del 2015. El número de autorización de factura es 1234567890, la serie 001001 y la fecha de caducidad es 30/Oct/2015, la validez de las facturas es desde la 1 a la 1000. Se emite la retención N° 1 con el código 303 y un porcentaje de retención del 10%. Se la paga el 4 de Enero con cheque N° 1.

Compras y Ventas

El 4 de enero del 2015, se adquiere 10 refrigeradoras a un precio de 500 USD más IVA, al proveedor FUN Family con la factura N° 102, su Autorización es 1234567891, la serie el 001001 caduca el 31 de Enero del 2015 y la numeración es valida de la 101 a la 200. Se genera la retención N° 2 y se aplica el código 312 con 1% de retención. El pago se lo realiza el 6 de Enero con el cheque N° 2.
El 5 de enero del 2015, se vende 1 refrigeradora a 600 USD más IVA al consumidor Final el cual realiza el pago de contado sin retenciones. La factura emitida es la N° 1.
El 9 de Enero del 2015, se vende 4 refrigeradoras a 600 USD a la empresa “Hogar & Hogar” (RUC 1790112233001) con un descuento del 10%, el pago se lo realiza de contado, el cliente realiza una retención del 1% con el código 312. La factura emitida es la N° 2
El 10 de enero del 2015, se adquiere 10 refrigeradoras a un precio de 520 USD más IVA, al proveedor FUN Family con la factura N° 103. Se genera la retención N° 3 y se aplica el código 312 con 1% de retención. El pago se lo realiza con el cheque N° 3 y Egreso N° 3.
El 11 de Enero del 2015, se vende 1 refrigeradoras a un Consumidor Final a 610 USD, el pago se lo realiza de contado. La factura emitida es la N° 3.
El 11 de Enero del 2015, se vende 1 refrigeradora a Gabriel García (cédula 1701122333) a 610 USD, el pago se lo realiza con cheque N° 1001 del banco de Guayaquil cuenta 1234, el cliente realiza una retención del 1% con el código 312. La factura emitida es la N° 4.

Reportes

Se reúnen los socios y desean obtener información de como va su negocio para lo cual desean saber los movimientos que han habido en el banco. Cuanto tienen en inventario y que movimientos han habido en el inventario. Por lo cual deciden comprar el Software Latinium para tener ésta información.

Equipos y Software

Para la administración de su empresa el 4 de Enero del 2015, adquiere un computador Dell por 600 USD + IVA al proveedor Dominio Tecnológico Cía. Ltda. Cuyo RUC es 1791234561001 emite la factura N° 102; se genera la retención N° 2 y se aplica el código 312 con 1% de retención, el pago se lo realiza con el cheque N° 4.
El 12 de Enero del 2015 adquieren el sistema contable Latinium por 1.500 USD + IVA, a la Empresa Elixir (RUC 1792359058001) con la factura N° 105. Se genera la retención N° 5 y se aplica el código 312 con 1% de retención. El pago se lo realiza con el cheque N° 5.
El cliente Hogar & Hogar indica que se dedica a distribuir Refrigeradoras y que si le venden a 550 USD cada refrigeradora con 60 días de plazo para pagar, les puede comprar 10 mensuales.
El proveedor FUN Freeze, vende a 480 USD las refrigeradoras si se compra 50 o más.
Después de analizar ésta información piensan que el negocio lo pueden mejorar con un préstamo bancario para conseguir el precio preferencial en la compra de la nueva mercadería.
Andrés Alarcón tiene un amigo en la Asociación de Trabajadores de Intercel, él le indica que se puede hacer un acuerdo con ellos para que las ventas se las descuente del rol en 3 meses.

Prestamos Bancarios

El 13 de Enero del 2015 el banco le concede un préstamo de 10.000 USD a 2 años plazo.

Cuentas por pagar

El 16 de Enero del 2015, compra a crédito a FUN Freeze a 30 días plazo 50 refrigeradoras. El precio unitario es 490 USD. El proveedor entrega la factura N° 111 y se realiza la retención.

Cuentas por cobrar

El 15 de Abril del 2015, el cliente Hogar & Hogar compra 10 refrigeradora a 550 USD a 60 días crédito. Se emite la factura N° 5.
El 16 de Abril del 2015, el señor Juan Jaramillo que trabaja en la empresa InterCel compra usando el convenio de su empresa 1 refrigeradora a 600 USD. No realiza retenciones. Se emite la factura N° 6.

Anulaciones

Al imprimir la venta se traba la hoja en la impresora y tiene que volver a ser impresa; se anula y se copia la factura se imprime la factura No 7.

Devoluciones

El cliente Hogar & Hogar devuelve una de las refrigeradoras compradas el 14 de Abril por estar dañada.
Se devuelve ésta refrigeradora al proveedor FUN Freeze, esta devolución se aplica a la factura 111.

Proyectos

La cajera indica que es difícil darse cuenta de las personas que trabajan en InterCel y se puede equivocar en no darles el crédito adecuado.
Se reúnen los socios y analiza la necesidad de saber como les va con el proyecto InterCel, por lo cual desean el resultado del proyecto, se crea en el sistema el Proyecto InterCel y se asigna a la compra 111, a la venta 6 y al Asiento del préstamo

Formularios del SRI

Se necesita el reporte de las retenciones realizadas en el periodo y el formularios 103.
Se necesita el reporte de compras, ventas devoluciones en el periodo y el formularios 104.

Anexos SRI

La empresa va a generar el archivo ATS.xml

Solución Latinium

Cómo Empezar

Creación de Empresa

Para crear una empresa usamos la opción Archivo - Nuevo o damos clic en el icono de la hoja en blancoNuevo.
En nombre de la empresa ingrese el nombre de la empresa sin espacios en blanco ni tildes o características especiales.
Para facilitar la tarea de aprendizaje vamos a seleccionar grupo de artículos predefinido y asignación de cuentas.
Al finalizar obtendrá el mensaje Empresa creada con éxito.
La opción Plan de cuentas predefinido genera el archivo de la superintendencia de compañías.
Las opciones grupo de Artículos predefinido y Asignación de Cuentas generan unos artículos y asignaciones de cuentas predefinidas lo que permite empezar rápidamente.
Salga del Sistema y Abra la empresa que acaba de crear, a continuación abrimos la pantalla de propiedades de la empresa usando la opción Archivo - Propiedades - Generalesy llenado los campos como se muestran en la siguiente imagen.

Asientos Manuales

La numeración puede ser automática o manual dependiendo de su elección. Para definirla se puede usar la opción Archivo - Propiedades - Contabilidady en la pestaña Numeración poner la numeración deseada y el visto en automático.
Cree el asiento del aporte de capital de los socios con el menú Contabilidad - Asientos o por teclado con las teclas Ctrl + A.
Presione el botón Nuevo y llene los campos como se indica en la siguiente figura; deje el código en blanco y si el Mouse esta en la casilla Haber en la ultima fila puede cuadrar el asiento si necesidad de escribir presionando la tecla END.
Si el asiento no esta cuadrado o le falta información el sistema lo alerta.
Para realizar el pago del proveedor se escoge el tipo de asiento Egreso, el resultado se muestra en la siguiente figura note que la numeración del egreso fue automática, el numero de cheque se lo debe registrar manualmente.

Balances

Obtenga un reporte del Balance General, usando el menú Contabilidad - Reportes de Contabilidad o por método de teclado Ctrl+B seleccione Balance General y presione Aceptar.

Inventario

Para el registro de las compras es necesario registrar a información de los proveedores, esto se puede hacer desde la factura de compra o usando en Menú Facturación - Proveedores. El registro de ventas es semejante al de compras y el de clientes semejantes al de proveedores.
Toda la información de compras, ventas, devoluciones, ingresos y egresos de bodega afectan al inventario automáticamente.

Proveedores

La factura del abogado la registramos mediante una compra usando el Menú Facturación - Compras o podemos ingresar por el F5 , en esta pantalla presionamos el botón Nuevo
  • Para crear los datos del proveedor se presiona el icono de los 3 puntos que esta junto al nombre.
  • En la pestaña complemento se llena la información de autorización, serie y fecha de caducidad, etc.
  • Compra

    A continuación puede ver como se registra una factura.

    Retenciones

    Se crea la retención en la fuente, presionando el icono Amarillo de la parte inferior.

    Contabilización de Factura

    El asiento contable lo podemos generar automáticamente, presionando el botón A, el sistema Latinium le presenta el mensaje ¿Desea Crear Asiento? Si responde que si se crea el Asiento lo puede ver con clic derecho en el Botón A

    Pago

    Para la emisión del pago abra la pestaña Pago y presione el botón Pagos.

    Egreso y Cheque

    Para la contabilización de este pago presione el botón de la A y para ver el asiento generado presione un clic derecho sobre el botón A.
    Para la impresión del cheque presione el icono rojo “Impresión de Cheque”, el comprobante de egreso lo puede imprimir con el icono de la impresora.

    Inventarios Kárdex

  • El registro de la factura de compra N° 102 se muestra en la siguiente figura, debe crear el proveedor, la retención, el asiento y el pago como en el ejemplo anterior.
  • El 5 de enero del 2015, se vende 1 refrigeradora a 600 USD más IVA al consumidor Final el cual realiza el pago dEl 5 de enero del 2015, se vende 1 refrigeradora a 600 USD más IVA al consumidor Final el cual realiza el pago de contado sin retenciones. La factura emitida es la N° 1
  • El 9 de Enero del 2015, se vende 4 refrigeradoras a 600 USD a la empresa “Hogar & Hogar” (RUC 1790112233001) con un descuento del 10%, el pago se lo realiza de contado, el cliente realiza una retención del 1% con el código 312. La factura emitida es la N° 2.
  • El 10 de enero del 2015, se adquiere 10 refrigeradoras a un precio de 520 USD más IVA, al proveedor FUN Family con la factura N° 103. Se genera la retención N° 3 y se aplica el código 312 con 1% de retención. El pago se lo realiza con el cheque N° 3 y Egreso N° 3.
  • El 11 de Enero del 2015, se vende 1 refrigeradoras a un Consumidor Final a 610 USD
  • Para obtener el Kárdex abrá el Menú Facturación - Reporte de Inventario o en su defecto por método de teclado Ctrl + I , seleccione Kárdex de la parte superior izquierda y quite el visto en todos los tipos y seleccione inventario. A continuación veremos como sacar el Kardex

    Modificaciones al Plan de Cuentas

    En el plan de cuentas dentro de Intangibles y Software debemos crear la cuenta Latinium, con código 1.02.04.01.01
    Abrimos el plan de cuentas con la opción Contabilidad - Plan de Cuentas. Damos clic en el símbolo + de Activo, luego en el Símbolo + de Activo No Corriente, y después en el símbolo + de Activo Intangible

    Activos Fijos

    Para la administración de su empresa el 4 de Enero del 2015, adquiere un computador Dell por 600 USD + IVA al proveedor Dell Tecnología Cía. Ltda. Cuyo RUC es 1791234561001 emite la factura N° 104; se genera la retención N° 4 y se aplica el código 312 con 1% de retención, el pago se lo realiza con el cheque N° 4.
    El 12 de Enero del 2015 adquieren el sistema contable Latinium por 1.500 USD + IVA, a la Empresa Elixir (RUC 1792359058001) con la factura N° 105. Se genera la retención N° 5 y se aplica el código 312 con 1% de retención. El pago se lo realiza con el cheque N° 5.

    Préstamos

    El préstamo bancario se registra en el sistema mediante un asiento manual

    Cuentas por cobrar y pagar

    El 16 de Enero del 2015, compra a crédito a FUN Family a 30 días plazo 50 refrigeradoras. El precio unitario es 490 USD. El proveedor entrega la factura N° 111 y se realiza la retención RET6.
    El 15 de Abril del 2015, el proveedor Hogar & Hogar compra 10 refrigeradora a 550 USD a 60 días crédito. Se emite la factura N° 5.
    Para ver las cuentas por cobrar o pagar ingresamos por el menú Facturación - Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar según la necesidad o por método de teclado Ctrl+Shift+C o Ctrl+Shift+P respectivamente

    Anulaciones y Devoluciones

    Al imprimir la venta se traba la hoja en la impresora y tiene que volver a ser impresa, se anula y se copia la factura se imprime la factura No 7.
    El 17 de Enero el cliente Hogar & Hogar devuelve una de las refrigeradoras compradas el 14 de Abril por estar dañada.
    Buscar la factura de venta del cliente y presionar el botón de transformación.
    En la pantalla de devolución cambiar la cantidad a 1.

    Proyectos

    La cajera indica que es difícil darse cuenta de las personas que trabajan en InterCel y se puede equivocar en no darles el crédito adecuado.
    Se reúnen los socios y analizan la necesidad de saber como les va con el proyecto InterCel, por lo cual desean el resultado del proyecto, se crea en el sistema el Proyecto InterCel y se asigna a la compra 111, y a la venta 6.

    Formularios 103 y 104

    Para el 103 se necesita el reporte de las retenciones realizadas en el período.
    Se necesita el reporte de compras, ventas devoluciones en el período y el formulario 104.

    Anexo Transaccional Simplificado

    La empresa va a generar el archivo ATS.xml